Как белорусская транспортная компания увеличила оборачиваемость склада временного хранения в 6 раз.
Белорусская компания получила разрешение на использование склада временного хранения в качестве приграничного пункта пропуска для совершения грузовых операций и (или) перецепки и повысила оборачиваемость в 6 раз за счет автоматизации.
С 16 апреля 2022 года в ответ на санкции Европейского союза (ЕС), которые практически закрыли для грузовиков с российскими и белорусскими номерами въезд на территорию ЕС, Беларусь ввела собственные меры против грузовых перевозчиков из стран ЕС: им разрешили въезд только в приграничную зону страны.
При этом были определены пункты пропуска, где эти перевозчики могут выполнить операции по перегрузке или перецепке товаров.
Компания «Транзит» получила разрешение на использование собственного склада временного хранения (СВХ) в качестве пункта пропуска для осуществления комплекса складских услуг для перегрузки и перецепки тягачей. Соответствующее постановление принято Советом министров Беларуси 5 мая 2022.
В связи с загруженностью СВХ в новых реалиях на оформление соответствующих документов на транспортные средства (ТС) вручную затрачивалось существенное количество времени. С момента въезда ТС на территорию СВХ до момента его выезда могло уйти несколько дней. Договоры, счета-акты оформлялись вручную в Word, рассылка их клиентам делалась также в ручном режиме. Руководством компании было принято решение автоматизировать бизнес-процессы по обслуживанию СВХ с целью увеличения его оборачиваемости.
В качестве подрядчика была выбрана команда Первого Бита, которая уже автоматизировала для компании бизнес-процессы, касающиеся управления транспортной логистикой.
В ходе проекта были автоматизированы:
Прейскурант
В связи с тем, что цены на услуги СВХ изменяются во времени, был настроен прейскурант, который учитывает стоимость услуги в определенный временной промежуток. Есть возможность установить цены на каждый необходимый период, который в зависимости от текущей даты подбирает нужные суммы. Также был упрощен механизм использования прейскурантов, позволяющий подтянуть только суммы выбранных услуг и исключить лишние.
Счет-акт
Документ, который выдаётся клиенту (водителю на руки или отправляется по почте контрагенту), в котором указан перечень оказанных услуг с ценами, согласно прейскуранта. В документе есть ссылка на договор с контрагентом на оказание услуг.
Договор
Договор создаётся путем нажатия одной кнопки на основании типового шаблона договора. Практически все данные для оформления договора формируется автоматически (дата, ФИО сотрудника, работающего с договором, доверенность и прочее).
В итоге формируется готовый договор, в котором остается только подписать обеим сторонам и указать ФИО водителя.
Также реализована опция, которая защищает от повторного использования одноразовых договоров. Если клиент приехал второй раз, то на него заводят новый договор. При необходимости можно заключить многоразовый договор, который автоматически будет использоваться во всех последующих документах.
Данный функционал разработан, в первую очередь, для сокращения лишних манипуляций сотрудниками с целью ускорения работы терминала СВХ и учета всех осуществляемых перецепок и перегрузок. Также доработка позволяет избежать ряда ошибок, связанных с выполнением операций по оформлению документов в ручную.
Автоматическая рассылка счетов клиенту
В системе была разработана возможность автоматической рассылки счетов клиенту в формате PDF после утверждения документа ответственными сотрудниками компании. Эта опция позволяет отправлять выбранным контрагентам напрямую счета-акты с факсимильной печатью и подписью.
Результаты работы экспертов команды Первого БИТА:
- За счет автоматизации минимизировано влияние человеческого фактора, а вместе с тем количества ошибок, исключена потеря документов;
- Экономия фонда оплаты труда. За счет автоматического составления документов нет необходимости в расширении штата;
- Сокращен срок простоя транспортных средств от нескольких суток до нескольких часов. Таким образом, увеличена оборачиваемость СВХ в 6 раз.
Компания Первый Бит поможет сделать любую автоматизацию по полному переоборудованию склада «под ключ»:
- Проведем аудит и составим дорожную карту по усовершенствованию ваших бизнес-процессов;
- Установим WMS-систему для управления складом в Беларуси
- Настроим учет;
- Интегрируем учет с любым продуктом 1С и прочим программным обеспечением;
- Автоматизируем складские рутинные операции;
- Поможем выбрать оборудование для склада;
- Обучим сотрудников.
Остались вопросы? Оставьте заявку или звоните! Специалисты Первый Бит.Брест проконсультируют по всем вопросам и подберут подходящее решение под вашу задачу.
