Важным комплексом задач руководителя является грамотное управление финансами своего предприятия. В небольших компаниях собственники выполняют эту функцию самостоятельно, в средних и крупных – нанимают квалифицированный персонал. Обозначим несколько принципов эффективной организации по управлению финансами и приведём примеры по их реализации с использованием современных программных продуктов.
1. Создайте бюджет
Разработайте детальный финансовый план, определяющий доходы и расходы вашей компании. Уделите особое внимание постановке финансовых целей и приоритетов, чтобы выделить средства на наиболее важные области и проекты. Если в качестве учётной системы у вас используется 1С, то наиболее быстрой возможностью добавить эту функциональность к системе является встраивание специализированного решения для управления финансами – БИТ.Финанс
2. Используйте платежный календарь для планирования средств
Что важнее для компании: прибыль или деньги на расчетном счете?
В новых реалиях ответ очевиден – деньги. Именно сейчас любой компании очень важно оставаться ликвидной – уметь своевременно исполнять свои финансовые обязательства. Нужно быстро рассчитываться с сотрудниками, своевременно платить налоги, взаимодействовать с поставщиками.
Факты – упрямая вещь: убыточные в перспективе компании с высокой оборачиваемостью операционного капитала держатся на плаву, а прибыльные бизнесы с высокой маржой, но опустевшими счетами погибают под гнетом кассовых разрывов.
Обеспечить ликвидность – непростая задача. Она решается через планирование: сколько денег компания получит в ближайшее время, и какие обязательства ей нужно срочно выполнить.
Различные учетные инструменты позволяют видеть приближающиеся финансовые ямы и своевременно их предотвращать. Проинформирован – значит, вооружен.
Что такое платежный календарь и как он помогает планировать средства
Платежный календарь – один из главных инструментов для планирования финансовых потоков с разбивкой по дням. Такой контроль помогает заблаговременно определять дефицит денежных средств (кассовый разрыв). В нем отображаются:
- все платежи, которые нужно выполнить;
- денежные средства, доступные на расчетном счете;
- планируемые поступления.
В платежном календаре собственник видит все планируемые расходы, условия этих платежей, срок, на который те или иные платежи можно отодвинуть. Там же отображаются планируемые поступления денежных средств.
Видя перед собой планируемые поступления и то, какие из обязательств точно можно отложить, собственник может принять правильные решения о том, как проводить коммуникацию со своими поставщиками. Кому и что обещать. Платежный календарь помогает с планированием того, как лучше выстроить коммуникацию с партнерами.
Как составлять платежный календарь. Платформы и инструменты
Для начала вполне подойдет и Microsoft Excel. Нужно создать структуру платежного календаря (в колонках — дни и недели, в строках — контрагенты, статьи, договоры), а затем вручную зафиксировать остаток денег на начало периода, какие планируются поступления и платежи, какой прогнозируемый остаток на вечер каждого дня или недели.
Стоит отметить, что, когда штат компании увеличивается до 50 и более человек, все рабочие процессы начинают усложняться.
Это же происходит и с платежным календарем — один человек уже не успевает его заполнять, а несколько начинают мешать друг другу и увеличивают вероятность возникновения ошибок. Таким образом, есть смысл переходить на специализированное программное обеспечение.
Пример платежного календаря в БИТ.Финанс
Целесообразность автоматизации платежного календаря:
Начинать работать с платежным календарем можно и без специальных инструментов, но какой есть смысл в программах по автоматизации?
- Прозрачность. Настройка прав доступа помогает в принципе избегать ошибочных изменений данных, а по аудиторскому следу можно отследить, какие изменения все же произошли, кто и когда их внес, какие значения были до этого. Это сильно снижает уровень ошибок из-за человеческого фактора и упрощает работу.
- Интеграции. Календарь может сам смотреть в другие модули информационной системы, сопоставлять данные и автоматически доносить до казначея важную информацию. К примеру, система подсказывает, на какой срок можно перенести платежи без штрафных санкций, и это существенно помогает в балансировании платежной позиции.
- Автоматические сервисы. Перенос платежей между периодами или статьями по клику мыши, разделение планируемого платежа на несколько платежных позиций в разные даты (постепенная частичная оплата), с возможностью тут же пересчитать плановые остатки по расчетным счетам.
3. Уделите внимание контролю расходов
Регулярно отслеживайте и анализируйте расходы вашей компании. Придерживайтесь установленного бюджета и обратите внимание на возможные сокращения расходов, не затрагивающие качество продукции или услуг. С технической точки зрения поможет автоматизация бизнес-процесса согласования платежей (казначейства) и контроля лимитов (бюджетирования ДДС).
4. Проводите регулярный анализ финансовых результатов вашей компании и составляйте своевременные отчеты
Это поможет вам оценить финансовое положение компании, выявить тенденции и проблемы, а также принять меры для их устранения. Автоматизированные системы позволяют в режиме реального времени собирать основные формы финансовой отчётности: отчёт о движении денежных средств, отчёт о прибылях и убытках, управленческий баланс.
5. Используйте разносторонний подход к финансам
Уделите внимание различным аспектам финансового управления, таким как управление денежным потоком, управление кредиторской и дебиторской задолженностью, управление инвестициями и т.д. Важно использовать разнообразные методы и стратегии для эффективного управления каждым из этих аспектов.
6. Инвестируйте в образование
Постоянно развивайте свои знания в области финансов. Семинары, курсы и конференции – не пустая трата времени и вложения инвестиций, это поможет вам лучше понять финансовые принципы и методы, чтобы потом применить их на практике.
