Как уйти от Excel и эффективно выстроить бизнес-процессы в компании.
СП «Транзит» ООО – международный транспортно-логистический холдинг. Группа компаний существует на рынке Беларуси более 27 лет. За это время предприятие зарекомендовало себя как надежный партнер, выполняющий заказы клиентов любой сложности.
О том, почему руководством компании было принято важное решение об автоматизации, что повлияло на это решение и какие результаты принесла автоматизация бизнес-процессов, мы попросили рассказать директора по коммерческим вопросам международного транспортно-логистического холдинга СП «Транзит» ООО Юрия Свирида.
– Что же послужило драйвером к автоматизации бизнес-процессов?
– До внедрения автоматизации наши сотрудники использовали Microsoft Office (Excel, Word) для оперативного управления и оформления документов: финансовые отчеты формировали вручную, а потом в течение нескольких дней сводили с помощью Google-таблиц. Такие сроки готовности не устраивали, поэтому и приняли решение, что нужно что-то менять. Также стояла задача максимально исключить влияние человеческого фактора и вместе с тем сократить количество ошибок.
– На данный момент вы автоматизировали несколько бизнес-процессов. Первоначально была ли какая-то приоритетность автоматизации?
– Одной из важных задач была автоматизация процесса управления железнодорожным транспортом. Дело в том, что в нашем случае управление железнодорожным транспортом включает в себя комплекс услуг по транспортировке не приобретенных грузов железнодорожным транспортом и их перевалке, а также оптовую продажу приобретенных товаров, перевозимых железнодорожным транспортом».
Таким образом, были автоматизированы следующие процессы:
- Партионный учет грузов и вагонов;
- Учет грузов в пути и на складе;
- Форма железнодорожной транспортной накладной;
- Учет расходов по провозным платежам;
- Отчеты по продажам;
- Отчеты по управлению железнодорожным транспортом;
- Сводный отчет по финансовому результату.
Хочу отметить, что также одной из приоритетных для нас задач было интегрировать нашу дочернюю компанию Транзит Пол, локализованную в Польше, в общую структуру холдинга.
– Какие задачи ставили перед разработчиками в ходе интеграции Транзит Пол?
– В первую очередь, конечно, обеспечить получение консолидированной отчетности. По итогу нам стал доступен еще ряд опций, который оптимизировали бизнес-процессы польской структуры: интерфейс стал доступен на польском языке, появилась опция загрузки курсов валют с портала национального банка Польши, а также возможность учёта в системе в разных валютах регламентированного учета, а установленная система переводов позволяет вносить реквизиты на разных пользовательских языках.
Кроме того, стал доступен учет оптовой продажи товаров, доставка которых осуществляется собственными транспортными средствами, а также учет для выставления счетов и оплат по системе Split Payment. Появилась возможность учета услуг по получению и продаже разрешительных документов.
– Вы оказываете услуги ремонта другим организациям. Как правило, транспортные компании сами пользуются услугами ремонта у подрядных организаций. В вашем случае, это новый вид деятельности?
– Верно, наша компания оказывает услуги ремонта сторонним организациям. Оказание услуг автосервиса у нас в Беларуси координируется нормативным документом СТБ 1175-2011 Обслуживание транспортных средств организациями автосервиса, требования которого мы обязаны соблюдать. От автоматизации управления услугами автосервиса хотели полного соответствия СТБ используемых шаблонов документов.
– В мае 2022 ваша компания получила разрешение от правительства Республики Беларусь использовать ваш склад временного хранения, как приграничный пункт пропуска. Как был выстроен процесс работы обслуживания склада при старте работы?
– На момент старта функционирования склада в качестве приграничного пункта пропуска транспортные средства простаивали значительное время. С момента въезда транспортного средства на территорию склада временного хранения до момента его выезда могло уйти несколько дней. Договоры, счета-акты оформлялись вручную в Word, рассылка их клиентам делалась также в ручном режиме. Автоматизации СВХ увеличила его оборачиваемость почти в 6 раз. Оформление документов теперь занимает несколько часов.
Если у вас есть задача по автоматизации транспортно-логистических бизнес-процессов, просто позвоните или оставьте заявку, эксперты Первый Бит.Брест свяжутся с вами, и мы вместе найдем решение задачи!
ЕЩЕ БОЛЬШЕ НОВОСТЕЙ НА НАШЕМ TELEGRAM-КАНАЛЕ, ПОДПИСЫВАЙСЯ И БУДЬ В КУРСЕ!
